Ratgeber - Employee Self Service (2024)

Ratgeber

  • 8. Juli 2021

Ratgeber - Employee Self Service (1)

Inhaltsverzeichnis

  • Was bedeutet Employee Self Service (ESS)?
  • Unterschiede zum Manager Self Service
  • Welche Anwendungsbereiche von ESS gibt es?
  • Was sind die Vorteile von Employee Self Service?
  • Was muss eine gute ESS Software können?
  • ESS mit vyble®

Ratgeber

  • 8. Juli 2021
  • Was sind die Vorteile von ESS?
  • Was muss eine gute ESS Software können?
  • Employee Self Service mit vyble®

Eigenständig Daten ändern zu können oder Dokumente hochzuladen, ohne immer die Personalabteilung fragen zu müssen, ist ein Plus für Ihre Mitarbeiter. Das kann an mehreren Stellen Zeit, Arbeit und Nerven sparen. Alles was Sie für Ihr Unternehmen über die Einführung eines Employee Self Service wissen müssen erfahren Sie hier.

Was bedeutet Employee Self Service (ESS)?

Wörtlich ins Deutsche übersetzt bedeutet Employee Self Service, kurz ESS, Mitarbeiter-Selbstbedienung. Besser trifft es allerdings die Bezeichnung Mitarbeiter-Selbstverwaltung. Mithilfe einer Software erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf ihre eigenen Daten (Digitale Personalakte) und können diese jederzeit eigenständig pflegen und aktualisieren.

Unterschiede zum Manager Self Service (MSS)

Als praktisches Gegenstück zum ESS gibt es auch entsprechende Lösungen für Führungskräfte: Mithilfe des Manager Self Service (MSS) erhalten Arbeitgeber und Teamleiter direkten Zugriff auf aktuelle Daten und Auswertungen ihrer Mitarbeiter. Solche Tools ermöglichen es ihnen, schnell und einfach Arbeitszeiten einzusehen, Urlaubsanträge zu genehmigen und Personalbedarf besser zu planen. Dadurch können Unternehmen aktiv Kosten sparen und schneller strategische Entscheidungen treffen. Auch operative Prozesse beschleunigen sich dadurch und werden noch transparenter.

Anwendungsbereiche von ESS

Ein Employee Self Service ermöglicht Mitarbeitern, jederzeit ihre digitale Personalakte zu aktualisieren und gehaltsrelevante Daten zu ergänzen. Neben einfache Änderungen der Anschrift oder Kontoverbindung können sie z. B. jederzeit papierlos Urlaubsanträge erstellen und einreichen – die die Teamleiter dann bequem in der Software genehmigen können. Auch Reisekosten, Arbeitsstunden oder die Änderung der Krankenkasse und viele weitere Verwaltungsaufgaben, die sonst Personaler durchführen müssten.

Vorteile von Employee Self Service

Ratgeber - Employee Self Service (2)

Durch ESS können in der Buchhaltung und der Personalabteilung eine Menge Zeit und Arbeit gespart werden. Daneben gibt es aber auch noch andere Vorteile:

  • zeit- und ortsunabhängiger Zugriff der Mitarbeiter auf ihre Personalakte
  • bessere Datenqualität
  • schnellere und einfachere Personalprozesse
  • keine Umwege sowie weniger Druck-, Papier- und Archivierungskosten
  • mehr Motivation und Eigenverantwortung für Mitarbeiter
  • höhere Planungssicherheit und -gerechtigkeit
  • mehr Transparenz und Servicequalität für Mitarbeiter und Führungskräfte
  • weniger Routineaufgaben für die Personalabteilung

Was muss eine gute ESS Software können?

Sicherheit

Bei der Wahl eines Employee Self Service Systems sollten Unternehmen auf die Datensicherheit nach DSGVO achten: Denn bei der digitalen Personalakte oder gar Lohnkonten handelt es sich um sensible, unbedingt schützenswerte Daten. Je sicherer die Software, für die Sie sich entscheiden, umso überzeugter ist auch Ihr Team, dass es sich auf das neue System verlassen kann.

Flexibles Berechtigungsmanagement

Ein gutes ESS-System sollte es erlauben, individuelle Rollen und Zugriffsrechte zu vergeben. Dadurch können HR-Mitarbeiter z. B. festlegen, dass jemand mit der Rolle „Werkstudent” nur seine Arbeitsstunden in das System eintragen kann, während bestimmte „Manager” einen erweiterten Zugriff auf die Daten ihres Teams haben und z. B. Gehälter auswerten und Urlaubsanträge ihrer Abteilung einsehen und genehmigen dürfen.

Außerdem sollte das System verschiedene Ansichts- und Bearbeitungsberechtigungen bereitstellen. So ist gewährleistet, dass die vom Mitarbeiter angegebenen Informationen erst wirksam werden, wenn sie durch einen Vorgesetzten oder Personalmitarbeiter genehmigt wurden.

Intuitive Benutzeroberfläche

Damit Mitarbeiter das Tool gern und regelmäßig nutzen, sollten Sie sie in der Anfangsphase mit einer kleinen Schulung und Einweisung unterstützen. Je einfacher der Employee Self Service zu handhaben ist, umso schneller und einfacher kommt Ihr Team damit zurecht.

Zugriff via Smartphone

Nicht jeder Mitarbeiter verfügt über einen eigenen PC-Arbeitsplatz, deshalb richten manche Unternehmen Terminals an zentralen Stellen ein. Um die mitunter hohen Kosten für Anschaffung und Installation solcher Terminals zu vermeiden, können Sie sich für ein ESS entscheiden, das Mitarbeitern einen Zugriff via Smartphone anbietet: Dann können sie ihre Daten wie Arbeitszeiten einfach und von überall per App übermitteln.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Mitarbeiter und Führungskräfte haben nicht täglich mit der Personalsoftware des Unternehmens zu tun und werfen oft nur bei Bedarf einen Blick in ihr Benutzerkonto. Umso wichtiger ist es, dass das System Benachrichtigungen mit wichtigen Informationen und Aufgaben per E-Mail versendet, etwa wenn

  • ein Manager Urlaubsanträge und Arbeitszeiten freigeben soll (MSS),
  • ein Arbeitsvertrag ausläuft,
  • ein Dokument zur Unterschrift bereit steht,
  • Geburtstage von Kollegen anstehen.

Bei flexiblen Systemen kann jeder Benutzer selbst entscheiden, welche Benachrichtigungen sie oder er bekommt.

Employee Self Service mit vyble®

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Mit der vyble® HR-Plattform haben Ihre Mitarbeiter einen direkten Zugriff zu ihrer Personalakte und können viele Informationen selbst mit wenigen Klicks ins System einpflegen. Im Administrationsbereich können Sie Rechte und Rollen individuell verwalten und konfigurieren. So können Sie jedem Mitarbeiter, entsprechend seiner Position im Unternehmen, individuelle Berechtigungen erteilen. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeiter mit vyble® Personaldaten, Reisekosten, Arbeitszeiten und vieles mehr schnell per App erfassen. Somit wird die Zusammenarbeit zwischen Personalern, Führungskräften und Mitarbeitern so einfach und effizient wie noch nie.

Win-Win-Situation

Die ESS-Lösung von vyble® hält Ihnen und Ihrem Team den Rücken frei, damit Sie mehr Zeit und Ruhe für das haben, was sich nicht digitalisieren lässt.

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Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite keine Beratung in rechtlichen Fragen darstellen. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für rechtlich relevante Inhalte übernehmen. Bei Fragen empfehlen wir Ihnen, einen Juristen zu konsultieren.

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FAQs

What is an employee self-service login? ›

Employee self-service software (sometimes called an employee portal) allows employees to view and manage their payroll and HR information. Each employee has their own login information to an individual account.

How do I contact employer on demand self-service? ›

See what Employer OnDemand can do for you. Call 888.622. 4746 or tell us how to contact you.

What is employee self-service in New Jersey? ›

Employee Self Service is a convenient, secure and user-friendly resource accessible through the State of New Jersey web portal (myNewJersey). Available to State of New Jersey employees with direct deposit, Employee Self Service provides access to employee earnings history and tools for managing personal information.

What is the full form of ESS? ›

Employee self-service (ESS) is the way in which employees can access HR-related information and software directly through a company's intranet or web portal.

How do I access my employee ID? ›

Here are some typical places you might find your Employee Identification Number:
  1. Paystub: Your Employee ID might be printed on your check stub, usually located at the top or bottom.
  2. Employee Badge or ID Card: If your company issues ID badges or cards, your Employee ID might be printed on it.

What is self-service portal? ›

A self-service portal is a website that acts as a searchable database for self-service resources. Users can find information, search solutions, and—when necessary—reach out for further support. Self-service portals give users the opportunity to find their own answers without outside help.

What is an employer on demand? ›

Employer OnDemand offers real time access to payroll reports each pay period and you can also run numerous reports from your historical data. You can quickly create reports from the Rapid Report Tool.

How do I contact an employer? ›

When someone in your network refers you to an employer, make direct contact in-person, by phone, or by e-mail.
  1. Avoid nicknames or unprofessional names in your e-mail address.
  2. Keep messages short and to the point.
  3. Identify yourself in a professional manner.
  4. Introduce yourself with something of interest. ...
  5. Be specific.

How do I get in touch with a potential employer? ›

– Your preparation should include some research on the organisation, the skills valued and how you think you might contribute. – Introduce yourself and the reason for your call. – Ask who you should speak to, their name and title and ask to be put through. If unavailable, ask when would be convenient to call back.

Is NJ self-service? ›

New Jersey's self-service ban, along with the state's reputation for lower gas prices than its neighbors, is part of its culture. “Jersey Girls Don't Pump Gas,” proclaims a popular bumper sticker. A man wearing a cap and uniform mops the floor of a bathroom at a service station circa 1945.

What is employee self-service application? ›

Employee self-service (ESS) is a widely used human resources technology that enables employees to perform many job-related functions, such as applying for reimbursem*nt, updating personal information and accessing company benefits information -- which was once largely paper-based, or otherwise would have been ...

What is self-service work? ›

Self-service is when customers can resolve an issue with a company on their own. This means more autonomy and speed in service. Understanding the concept in depth and creating solutions tailored to a business is critical for organizations to last in Industry 4.0.

What is ESS payroll? ›

ESS is a service that allows employees to access their own payroll details, benefit information, and time records, usually through a web-based application.

What is the self-service profile? ›

Self Service Profile or SSP is the application in which USPS employees manage their login credentials for USPS employee. self-service web applications.

What is an ESS payslip? ›

Employee self-service (ESS) is a commonly used HRM software term that gives employees access to their payslips, annual statements, personal data, expense claims, sick reports and leave requests, for example.

What is employee self-service on Workday? ›

The ability for an Employee as Self or Contingent Worker as Self to initiate a transaction on their own. This includes: tasks and business processes that you can initiate in Workday, such as managing your personal and contact information.

What is a self-service account? ›

A self-service portal is a website, consisting of self-service and self-help functions, that enables and empowers the consumer to request services, find information, and register and resolve issues.

What is the ESS login ID? ›

Log into ESS using your 7-digit Employee ID Number (listed as the “Reference Number” on your paystub) and ESS password. For further instructions on logging in, see above. Click “Pay and Tax Information” On the next screen, select the “Pay and Tax Information” drop-down and then select “Tax Summary (W-2, 1127 & 1095C)”

How do I create an employee self-service portal? ›

Key Features Your Employee Self-Service Portal Should Have
  1. Online Login and Logout. With an online punching system, employees can log in and log out easily even when they are traveling for work or working from home. ...
  2. Payslip Generation. ...
  3. Attendance Tracking. ...
  4. Income Tax Declaration. ...
  5. Real-Time Notifications. ...
  6. Shift Timings.
Jul 26, 2024

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